政府采購招標文件，是實施政府采購項目招標時所使用的書面法律文件，主要是用來載明招標項目的內容和要求，并告知參加投標的供應商應當了解的項目有關內容和相關情況，以及在編制投標文件和投標時應遵循的原則和應達到的要求，同時也是評標委員會進行評標的重要依據，還是招標人組織招標活動、最后定標，以及采購人與中標供應商簽訂合同的主要依據。對于采購人或者采購代理機構來說，編制既符合法律規范又與招標項目具體情況相結合的招標文件，對確保采購項目順利實施有著極其重要的作用。對采購機構編制招標文件應注意把握以下幾個方面：

注意點一：了解項目具體情況

全面了解政府采購招標項目的具體情況，是編制招標文件的前提。只有對所要招標項目情況進行全面系統的了解，才能準確地把項目的具體內容、技術要求寫入招標文件中，讓參加投標的供應商充分了解招標項目。一般來說，了解項目的具體情況，可從兩個方面入手：

首先，要對項目資料進行審查、論證、分析。要從資金、技術、生產、市場等方面對采購人提交的采購方案進行綜合分析，如有必要，還應邀請有關方面的技術人員或專家參加。一是要對項目的資金來源及落實情況進行分析，以核實資金來源、用途是否正當、合理，采購資金是否已經落實到位。二是要對采購需求進行分析，要會同有關專家對采購方案的技術要求和交貨期等商務方面的要求進行分析、論證，準確掌握采購人的采購需求和采購方案的基本內容。三是要對潛在供應商的情況進行分析，要通過調查摸底，準確掌握相關企業生產情況、供貨能力、售后服務情況以及服務能力和資質、資格情況。四是要進行市場分析，通過開展市場調查，分析招標項目所涉及產品、設備及配套設施的生產、銷售、服務的市場價格和供求狀況等。五是要進行采購風險分析，通過對項目的資金預算、需求、生產、市場以及交貨期和交貨狀態等因素進行分析，防范采購風險的發生。六是對采購成本進行分析，要根據招標項目的特點和技術要求，對采購過程各因素進行分析預測，測算采購費用，使采購過程所耗費的采購成本得到合理控制。

其次，要對項目資料審查、分析、論證，確定項目采購清單。要在詳細了解項目基本情況的基礎上，會同采購人及有關技術人員對采購方案進行審查、分析、研究，進一步完善采購方案，并根據完善后的采購方案，確定招標項目的詳細資料和采購清單，使采購項目的基本情況更加清楚明了。

注意點二：明確禁止性法律規定

《政府采購法》、《招標投標法》等法律法規對政府采購及招標投標的有關事項分別作了明確規定，這些規定有些是禁止性的，編制政府采購招標文件不得有違反這些規定的內容。

這些規定主要有：一是《招標投標法》第二十條規定，招標文件不得要求或者標明特定生產供應者以及含有傾向或者排斥潛在投標人的其他內容；這就要求招標文件中規定的內容，特別是其中的技術規格，必須符合公平競爭性的要求，招標文件中規定的各項技術規格或其他內容均不得要求或標明某一特定的專利、商標或商號、設計或型號、具體原產地或生產廠家，不得有傾向某些潛在投標人或排斥某些潛在投標人的內容。

二是《政府采購法》第五條規定，任何單位和個人不得采用任何方式，阻撓和限制供應商自由進入本地區和本行業的政府采購市場；第二十二條規定了供應商參加政府采購活動應當具備的條件，同時又規定，采購人可以根據采購項目的特殊要求，規定供應商的特定條件，但不得以不合理的條件對供應商實行差別待遇或者歧視待遇。在《政府采購法實施條例》中有對這一原則作了具體規定，在編制采購文件時不得違背。

三是《政府采購法》第十條規定，政府采購應當采購本國貨物、工程和服務，同時又規定了一些除外條件，即凡不具備這些除外條件的，就不得采購非本國貨物、工程和服務。